Brief i zbieranie wymagań

Brief i zbieranie wymagań

Dzisiaj poświęcę chwilę na zagadnienie, o którym opowiadałam już trochę na blogu, a na pewno wspominam o nim w różnych materiałach na kanale. Brief proszę państwa, czyli pogadam chwilę o tym, co powinno się w nim znaleźć, żeby faktycznie był przydatny.

Czym jest brief?

To nic innego jak dokument, który opisuje wstępne założenia projektu. Z reguły ma formę otwartych pytań, które kierujemy do klienta, by zrozumieć istotę zlecenia. Brief możemy robić przy projekcie logo, reklamy czy strony internetowej. Ale to, co wydaje się dla mnie najistotniejsze, to fakt, że wcale nie musi mieć takiej formy.

Bo zebrać wymagania możemy również na spotkaniu z klientem, w czasie rozmowy telefonicznej, a najważniejsze ustalenia potwierdzić na przykład mailowo. Często jednak pracujemy zdalnie, z dala od naszych klientów – nic więc dziwnego, że więcej osób wybiera jednak formę prostego formularza.

Kiedy używam briefu?

O uzupełnienie briefu prosiłam potencjalnych klientów na etapie wyceny projektu. Po pierwsze ułatwiało mi to odpowiednią wycenę – znając cały zakres dużo łatwiej zaproponować właściwą cenę. Po drugie – to był mój sposób na weryfikację, czy klientowi naprawdę zależy na współpracy. Jeżeli nie był w stanie poświęcić chwili i wypełnić formularza, to prawdopodobnie miałabym problem z późniejszym egzekwowaniem dostarczenia plików, uzupełnienia informacji i podobne. Taki brief może być wtedy dodatkiem do umowy.

Co powinien zawierać taki brief?

Nie ma jednego właściwego szablonu briefu i z każdym kolejnym zleceniem pewnie zauważycie, że jakiegoś pytania Wam na przykład wyjątkowo brakuje. Spokojnie możecie dodać je przy następnej okazji. Są jednak takie podstawowe elementy, które po prostu mogą Wam się przydać. Poniżej znajdziecie listę moich propozycji.

Jaki jest cel?

No bo dobrze byłoby zrozumieć dlaczego właściwie firma się do Was odzywa. A zwłaszcza w przypadku, kiedy robią redesign. Dlaczego chcą zmian? Na jakim efekcie im zależy? Jak będą mierzyć sukces? Jakie są cele biznesowe i marketingowe?

Przedmiot zlecenia

No bo dobrze było by wiedzieć, co właściwie powinniśmy zrobić. Czy to ma być tylko znak. Czy może opracowanie całej identyfikacji. A może jakaś wizytówka, ulotka, katalog, strona do tego? Tu również zapytajcie o ograniczenia – być może logo będzie głównie haftowane albo będzie pojawiać się tylko w bardzo, bardzo małym rozmiarze. A może ograniczeniem będzie określony kolor (np. lokal został już pomalowany na fioletowo i w jakiś sposób trzeba ten fiolet wykorzystać).

Opis firmy i informacje na temat produktu lub usługi

Musicie wiedzieć czym jest firma – czy to duża spółka, czy jednoosobowa działalność, gdzie nacisk będzie kładziony na promocję marki osobistej. Warto poprosić o 3 zdania historii – skąd się w ogóle wzięła ta działalność? Czy to może rodzinna marka, czy jakiś innowacyjny pomysł jednej osoby.

Grupa docelowa

Kim są klienci tej firmy? Czy to głównie kobiety lub mężczyźni, matki kupujące maluchom zabawki, czy mężczyźni kupujący drogie garnitury. Czy to mieszkańcy dużych miast lub wsi? Polacy albo głównie zagraniczni turyści? Fani rękodzieła, osoby intensywnie uprawiające sporty lub wybierające się na rowerowe wycieczki za miasto?

Konkurencja i benchmarki

Co dla firmy jest konkurencją, z kim muszą walczyć o swoich klientów. Z pośród jakich firm muszą się wyróżniać? Z drugiej strony jakie firmy są dla nich wzorem do naśladowania? Które działają według nich najlepiej (warto zaznaczyć, że benchmarki nie muszą mieć zbyt wiele wspólnego z branżą)? I w jaki sposób wyróżnią się wśród konkurencji (np. jakąś wyjątkową usługą, ciekawym dodatkiem do produktu, innowacyjnym podejściem do obsługi klienta)?

Ton of voice – styl marki

Czy firma będzie komunikować przywiązanie do natury i dbałość o środowisko naturalne, czy bardziej pęd za nową technologią i bycie zawsze na czasie? Są przyjaźni, uśmiechnięci i budują wizerunek opiekuna/kolegi? Czy bardziej zależy im na wizerunku eksperta/nauczyciela?

Żeby ułatwić klientowi wybór możecie zaproponować listę przymiotników, z których klient będzie mógł wybrać te idealnie oddające klimat marki.

brief projektowy

Dodatkowe informacje

Osoba kontaktowa
Warto poprosić od razu o dane kontaktowe osoby, która będzie odpowiedzialna za kontakt, przekazywanie informacji i akceptację projektów

Dotychczasowe działania
Jeżeli marka już istnieje jakiś czas, prawdopodobnie wykorzystywała jakąś formę identyfikacji, produkowała banery reklamowe, może mają jakaś stronę czy ulotki. Poproście zarówno o opis działań, jak i podesłanie materiałów, zdjęć i podobnych.

Współpracownicy
Czy w czasie zlecenia będziecie współpracować z innymi freelancerami albo firmami? To zdarza się często w przypadku projektów stron (np. copywriter, ux designer, developerzy, specjaliści SEO). To może mieć wpływ przede wszystkim na czas realizacji i ewentualne opóźnienia w dostarczeniu niektórych elementów zlecenia.

To tylko punkt wyjścia

Nie traktujcie briefu jak świętości – raczej jako punkt wyjścia do dalszych rozmów i prac nad projektem. W czasie realizacji zlecenia będziecie jeszcze rozmawiać z Waszymi klientami, będziecie wpadać na ciekawe pomysły lub zauważycie, że jakieś ważne informacje jednak w briefie się nie pojawiły.

Korzystacie z takich briefów, czy ich tworzenie jest jeszcze przed Wami? Dajcie znać co myślicie w komentarzach!

kanal na youtube