Prezentacja projektów – dlaczego warto?

To tekstowa wersja materiału audio, który pojawił się na moim kanale na YouTube.

Dziś opowiem o sposobie pracy, który okazał się w mojej pracy – uwaga, angielska wstawka – deal breakerem. Nieważne czy robicie logosy, interfejsy, pracujecie jako UX writerzy czy designerzy. Każde stanowisko polegająca na tworzeniu czegoś, a potem otrzymywaniu odpowiedzi, uwag, akceptów od kogoś innego, może z tego sposobu skorzystać. O co chodzi? O prezentację projektów – efektów waszej pracy.

Prezentacja projektów – myślę, że warto

No i teraz pewnie część osób zrobiła wielkie meh – serio, trzeba o tym pisać i nagrywać cały odcinek? Ale mignęło mi ostatnio kilka tiktoków, jutubów i wpisów osób doświadczonych, długo pracujących w projektowaniu, które po zrobieniu całej masy pracy, po prostu kleją maila, wrzucają obrazki i… czekają na wyrok. Niezależnie czy pracujecie od kilku tygodniu czy kilku lat, jeśli tak prezentujecie swoje projekty klientom, interesariuszom, osobom, na których odpowiedzi i ocenie wam zależy to… poczytajcie dalej. Będę próbowała was przekonać do tego żeby spotykać się z tymi osobami i pokazywać im projekty, które zrobiliście.

Wysyłamy projekt i…?

No bo co dzieje się w momencie kiedy wysyłamy projekt klientom do oceny i robimy to przez maila? Przez długi czas dokładnie tak wyglądała moja praca. Robiłam coś, składałam maila, opisywałam obrazki, tłumaczyłam wszystko w kilku ścianach tekstu i nerwowo co jakiś czas zerkałam na maila czy już jest odpowiedź. Czy klientowi spodoba się mój projekt? Ile uwag będzie do tego projektu? A co jeśli w ogóle się nie spodoba? I tak dalej. W praktyce zazwyczaj było to kilka lub kilkanaście maili w te i z powrotem. Czasem bardzo konkretnych, czasem mniej, czasem trzeba było coś wytłumaczyć, potem okazało się, że ktoś czegoś nie zauważył i trzeba to jednak poprawić. Dni mijały, stres również, przynajmniej do kolejnego projektu i kolejnego klienta.

autorka w trakcie prezentacji na tle wyświetlanych slajdów

Jak to wyglądało ze strony klientów?

Tu mogę się tylko domyślać na podstawie dalszej komunikacji. Obstawiam, że duża część klientów najpierw oglądała obrazki, a później być może doczytywała to, co w mailu napisałam. Części projekty wyświetlały się w dziwny sposób, część miała problem z otwieraniem plików podglądu. W efekcie, trudno było ocenić czasami czy uwagi, które się pojawiają wynikają, z no właśnie, tego jak te projekty są oglądane.

Na przykład projekt strony o określonej rozdzielczości wyświetlony na monitorze zupełnie innej wielkości. Albo projekt wizytówki wyświetlony na dużym monitorze, w przybliżeniu, co sprawiało, że mieli wrażenie, że wszystko można jeszcze zmniejszyć i dodać tam trochę tekstów albo obrazków. Ostatecznie, nie miałam nigdy żadnej kontroli nad tym, w jaki sposób klienci oglądają mój projekt, w jakiej kolejności to robią? Czy mają te informacje, które umieszczałam w treści oceniając pierwszy raz to co widzą? W w związku z tym – czy rozumieją skąd biorą się pewne decyzje? A pierwsze wrażenie robi się tylko raz.

Co sprawdziło się u mnie?

Spotkanie. Na żywo i online – oba warianty testowałam i oba były ok. Oba mają na pewno swoje wady i zalety, ale oba są dla mnie tak samo wartościowe. I oba pozwalają wam przede wszystkim na przejęcie inicjatywy. To od was zależy w jakiej kolejności, co i jak usłyszy i zobaczy druga osoba. A to oznacza, że macie okazję zrobić odpowiednie wprowadzenie, wytłumaczyć jak coś działa, pokazać narzędzie, w którym, np. klienci mogą zostawić komentarze już po głębszym przyjrzeniu się projektowi.

Dobrze sprawdziły mi się takie spotkania w przeróżnych projektach. Na przykład tam gdzie moim zadaniem była wyłącznie praca w obszarze architektury informacji. Klient, który zobaczy dupny diagram może nawet nie zrozumieć na co tak właściwie patrzy. Czasami nawet nie przyzna się do tego, że niczego nie rozumie. To okazja żeby zrobić krótkie wprowadzenie, wyrównać wiedzę i przejść do konkretów.

autorka na tle ściany i wyświetlacza – w trakcie prezentacji oraz zdjęcie z prezentacji online, z komputerem w tle, na którym widać miniaturę autorki

Prezentacje projektów sprawdzają się również w przypadku materiałów, które wymagają poświęcenia czasu przez klientów. Na palcach jednej ręki policzę sytuacje, w których ktoś przeczytał cały raport przed jego prezentacją. Dużo lepiej sprawdziły się prezentacje podsumowujące raport (np. z badań lub audytu) i podesłanie wyników prac tuż po prezentacji. Jeśli ktoś chciał wchodzić w szczegóły, coś sprawdzić, wiedział, że to tam znajdzie i gdzie w ogóle tego szukać.

No i makiety i prototyp. Never ending story z niedziałaniem konta, brakiem umiejętności wyświetlenia projektu czy nawet zostawienia komentarza (tak, mimo podesłania instrukcji jak to zrobić). Makiety i prototypy to z reguły tylko wycinek naszej pracy, często dostarczany w mniejszych częściach. Jako twórcy wiecie dobrze jak się po nich poruszać, w jakiej kolejności i gdzie klikać. Zostawienie klienta, zwłaszcza nietechnicznego, z rozwiązaniem, którego nie rozumie, skończy się tylko irytacją.

Budowanie historii

Sporo mówi się też o storytellingu, wprowadzaniu do tematu przez skrzętnie zaplanowaną opowieść. Tu mam różne doświadczenia i raczej staram się wyczuć klienta, co preferuje. Są klienci, którzy to lubią, ba, którzy tego wręcz oczekują. Że ich wiecie, trochę poczarujemy na początku, pokażemy nasze inspiracje, drogę do tego jak doszliśmy do naszego rozwiązania.

Ale nie oszukujmy się – trafimy również na tych, którzy szybko utną cały bullshit i będą chcieli konkretów. Teraz. Szybko. I to też jest ok. To z jakim klientem mamy do czynienia wiemy już raczej na początku naszej wspólnej historii. Pierwsze ustalenia, spotkania czy wymiana maili daje nam mniej więcej pojęcie o tym z jakim typem człowieka będziemy pracować. Jeśli ktoś zawsze się spieszy, nigdy nie ma czasu, pośpiesza nas i innych dokoła, raczej nie będzie cierpliwie czekać aż przez godzinę opowiemy historię o naszych inspiracjach i drodze do projektu.

Praca z zespołem projektowym

Ja tu mówię o klientach jako osobach nieprojektujących. Ale w codziennej pracy równie często spotkacie się z osobami, które doskonale wiedzą na czym polega nasza praca. Bo to albo projektanci albo osoby blisko z projektantami pracujące. Często pracowałam właśnie z zespołami projektowymi moich klientów.

No i wiecie, znowu, jeśli nad czymś pracowaliście, to wystarczy ograniczyć się do metod jakie wykorzystaliście, ewentualnie narzędzi jeśli jest to istotne, ale nie poświęcicie 15 minutowej opowieści na to, by wytłumaczyć co to jest architektura informacji albo co różni makietę od finalnego projektu UI. Więc tu zalecam ostrożność i dopasowanie naszego sposobu komunikacji, prezentacji do grupy odbiorców.

Wady prezentacji?

Przeciwnicy spotkań podniosą na pewno temat czasu – i tego, że nikt nie ma ochoty odhaczać kolejnego spotkania. I pewnie, jeśli nasi klienci całe dnie spędzają na spotkaniowych maratonach, to słuszny argument do podniesienia. Z drugiej strony, mam poczucie, że to mimo wszystko duża oszczędność czasu. Pokazujemy wszystko co najważniejsze w trakcie jednego spotkania (30, maks 60 minut) i jedyne co nam zostaje to ewentualny temat uwag, poprawek. Ale startujemy wszyscy z tego samego poziomu.

Możemy wytłumaczyć na co ktoś powinien zwrócić szczególną uwagę? Co jest drugorzędne? Co jest np. pracą w trakcie i nie ma potrzeby w tej chwili poświęcać temu czasu (np. teksty nie są finalne, ktoś nad nimi pracuje)? Możemy pokazać jak korzystać z narzędzia – np. jak w Figmie dodawać komentarze. To brzmi może śmiesznie, ale wielokrotnie spotkałam się z tym, że osoby oglądające projekt nie czuły się komfortowo w narzędziu, w którym były efekty mojej pracy – np. na tablicy Miro, w Figmie czy w Airtable.

Sporo osób nie lubi prezentować

Niezmiennie uważam, że temat prezentacji to bardzo zaniedbany temat w naszej edukacji. Teoretycznie każdy z nas takie prezentacje ma za sobą. W szkole robiliśmy prezentacje grupowe i indywidualnie, matury ustne, obrony dyplomów, spotkania rekrutacyjne, występy przed publicznością czy spotkania firmowe. Jest mnóstwo okazji by w prezentacjach brać udział i prezentować coś innym. Mimo to mam wrażenie, że duża część osób, z którymi miałam do czynienia, raczej niechętnie do prezentowania podchodziła.

I dobrze to rozumiem. Sama przez długie lata unikałam jak ognia prezentowania czegoś, zwłaszcza przed grupą osób. Niezależnie od tego jak dobrze czułam się w temacie, zaczynały trząść mi się ręce i co najgorsze – również nogi (co miałam poczucie bardzo widać, więc stresowało mnie to jeszcze bardziej). Traciłam głos i robiłam wszystko żeby jak najszybciej mieć to za sobą. Jak się domyślacie, mam w związku z tym za sobą bardzo dużo słabych prezentacji.

autorka w wieku 8 lat na tle ściany z przyklejonymi pracami plastycznymi

Nie wiem w sumie kiedy pojawił się przełom. Na pewno studia projektowe trochę w tym pomogły. Sporo też nauczyłam się od osób, z którymi pracowałam w agencjach reklamowych i sporo obserwowałam. Gdy tylko udało mi się pojawić na prezentacji, która mocno zwracała moją uwagę i uwagę otoczenia starałam się po prostu analizować, co się dzieje? Co sprawiło, że ta konkretna prezentacja jest przeze mnie zapamiętana? Utrzymała moją uwagę? Sprawiła, że się zaśmiałam albo wkurzyłam? Były tam jakieś emocje, a nie ukrywanie ziewania i zerkanie co minutę na zegarek.

Zachęcam was do zwracania na to uwagi. Praca zdalna pomaga trochę oswoić się z tematem – na monitorze możecie mieć notatki, ściągi, no i wiecie, nie widać, że trzęsą się wam ręce 😄

No to jak? Przekonałam was choć trochę do takiego sposobu prezentowania projektów?

Zobacz też