Szykujesz się do swojego pierwszego spotkania z klientem i nie za bardzo wiesz, po co właściwie się z nim spotykasz? Każdy na początku przez to przechodził. Dzielę się dziś wskazówkami jak przygotować się na spotkanie biznesowe, co wziąć pod uwagę i o czym warto pamiętać.
Z perspektywy czasu stwierdzam, że miałam sporo szczęścia, że od samego początku pracy, wymagano ode mnie obecności na spotkaniach z klientami. Czasami klienci przyjeżdzali do firmy, czasami my jeździliśmy do nich. Przedstawialiśmy oferty, prezentowaliśmy koncepty, szkoliliśmy pracowników i po prostu, podtrzymywaliśmy dobre relacje.
I na początku uważałam to za stratę czasu, który mogłam poświęcić na bardziej namacalne efekty pracy. Dopiero później, kiedy zaczęłam pracować jako freelancer na cały etat, doceniłam naukę jaka przyszła razem z tymi spotkaniami.
No ale przejdźmy do konkretów. Załóżmy, że odezwała się do Ciebie firma, która potrzebuje logo i chce się spotkać żeby pogadać o potencjalnej współpracy.
Sprawdź z kim się spotykasz
Co to za firma, poszperaj w necie, poczytaj opinie pracowników i sprawdź rejestr dłużników. Z wiadomych przyczyn nie sprawdzisz tych informacji w przypadku nowo założonej firmy, ale sprawdzić możesz osobę, z którą się kontaktujesz i umawiasz na spotkanie.
Potwierdź obecność
Potwierdzenie godziny, daty i miejsca spotkania. Może brzmi śmiesznie, ale jeśli klient proponuje konkretną datę, godzinę i miejsce i wysyła Ci to w wiadomości mailowej – potwierdź, że to Ci odpowiada. Ewentualnie zaproponuj zmianę, ale nie zostawiaj za sobą ciszy w eterze. Z miejscem nie ma problemu jeśli klient zaprasza Cię do swojego biura.
Jeśli jest inaczej, znajdź jakieś spokojne miejsce, gdzie swobodnie można porozmawiać. Najlepiej sprawdzają się lokalne kawiarnie (byle nie było zbyt głośnej muzyki i stolików, które są do siebie przyklejone). W większych miastach funkcjonują też biura coworkingowe albo podobne miejscówki (na przykład klienci Idea Banku mogą korzystać z Idea Hub).
Ogarnij się
Ja wiem, że pracując w domu najwygodniej siedzi się w dresach i starej, rozciągniętej koszulce, ale normalni ludzie mogą tego nie zaakceptować. Coraz więcej jest firm, gdzie nie obowiązuje żaden dress code i wszyscy śmigają w sztruksach i T-shirtach, ale będzie Ci głupio jeśli wejdziesz do korpo, gdzie wszyscy wyglądają jak wyciągnięci z wystawy ZARA, a Ty na bluzie będziesz mieć wielkiego, różowego jednorożca.
Projektantom i w ogóle kreatywnym wiele się wybacza, ale nie wiecie jak duży dystans do świata ma osoba, z którą będziecie rozmawiać. Lepiej zachowawczo założyć jeansy, koszulę albo gładki t-shirt i marynarkę i nie świrować. Po pierwszym spotkaniu będziecie wiedzieć, na ile możecie sobie pozwolić.
Nie spóźnij się
Bądź wcześniej, a jeśli wiesz, że nie możesz się pojawić, odwołaj spotkanie jak najszybciej. Najgorsze co możesz zrobić, to odwołać na 5 minut przed planowanym spotkaniem. Jedyne co Cię usprawiedliwia to fakt, że właśnie rozjechał Cię tramwaj pod biurem klienta. Zepsuł się samochód? Właduj tyłek do taksówki. Są korki? Serio, można to było sprawdzić wcześniej. Zaplanuj podróż i bądź chwilę wcześniej żeby niepotrzebnie nie stresować się, że nie możesz znaleźć miejsca parkingowego.
Przygotuj listę pytań, które chcesz zadać klientowi
To mogą być pytania dotyczące jego działalności, branży i w ogóle firmy. Zapytaj o to czym się zajmuje, zrozum usługi i produkty – zadawanie pytań z tego obszaru jest kluczowe, kiedy robimy projekt dla zupełnie nieznanej nam branży. Zapytaj również o jego klientów, o końcowych użytkowników jego produktów. Spytaj o konkurencje i to, co go na jej tle wyróżnia. Czy jest coś, co sprawia, że ta marka jest unikalna i wartościowa na rynku. Na jakich rynkach w ogóle się pojawia? Warto dowiedzieć się czemu zmienia logo jeśli już je ma. Dopytać o dotychczasowe działania w zakresie identyfikacji wizualnej, co mu przeszkadzało, a co się podobało? To moment, kiedy możesz zrozumieć swojego zleceniodawcę i poznać potrzeby jego i jego klientów.
Przygotuj się na pytania
Z pewnością na takiej rozmowie pojawi się wiele pytań i na początku dobrze zrobić sobie listę rzeczy, o które mógłby zapytać Cię klient. Jeżeli wcześniej się do tego przygotujesz, jest mniejsza szansa, że klient czymś Cię zaskoczy.
Standardowo padają pytania o czas realizacji i cenę. Nie rzucaj słów na wiatr i podsumowanie kosztów i harmonogram podeślij na maila po spotkaniu. Jeżeli klient naciska na konkrety, podaj widełki, ale nie podejmuj się realizacji w tydzień za 1000 zł, bo te dwie rzeczy klient ze spotkania najlepiej zapamięta. Tutaj również pojawiają się pytania o zakres prac, na przykład czy można zrobić też księgę znaku, albo animowane logo na stronę lub kanał na YouTubie. To może być również seria pytań o ilość poprawek i sposób ich rozliczania.
Często klienci podpytują również o prace, które znajdują się w portfolio. Coś mogło ich szczególnie zainteresować i dopytają o szczegóły – naucz się opowiadać o swoim dorobku, o umiejętnościach, które w nich wykorzystałeś i samym procesie. Masz swój wzór umowy? Pobierasz zaliczkę? W jaki sposób się rozliczasz? To kwestie, które trzeba przemyśleć przed spotkaniem. Zastanów się jakie opcje możesz zaoferować klientowi, bo o to też z pewnością Cię zapyta.
Pomyśl o prezentacji
Miej w zanadrzu prezentację swojej oferty, to może być zwykły Power Point lub PDF, w którym powrzucasz przykłady prac z portfolio, oferowany zakres usług i kilka słów o sobie. Taką prezentację możesz wtedy wysłać również po spotkaniu do wglądu klientów.
Nie przynudzaj
Prowadź dyskusję, nie monologi. Nie przynudzaj. Jeśli widzisz, że klient średnio interesuje się tematem, o którym mówisz, po prostu zmień temat. Ani Ty, ani klient, nie macie z pewnością nadprogramowego zapasu czasu i każda strona chce jak najszybciej ogarnąć najważniejsze kwestie. Kilkunastominutowe wspominki ze studiów nikogo raczej nie zaciekawią, a mogą tylko podirytować.
Możesz czegoś nie wiedzieć
Nie bój się przyznać, że czegoś nie wiesz, albo nie pamiętasz. Zawsze możesz to sprawdzić i dać znać po spotkaniu. Jesteśmy tylko ludźmi, rozmawiamy z drugim człowiekiem, który też nie jest chodzącą doskonałością i też popełnia błędy. Lepiej przyznać się do niewiedzy, niż gadać głupoty.
Notuj
Weź notes, kalendarz lub laptopa i na bieżąco notuj wszystkie potrzebne Ci informacje. Zaraz po spotkaniu usiądź z notatkami i na świeżo spisz sobie wnioski. Od razu – póki pamiętasz. Nawet najbardziej oczywiste rzeczy, po jakimś czasie mogą wylecieć z głowy.
Podziękuj za spotkanie i wyślij podsumowanie
Po spotkaniu podziękuj mailowo za poświęcony czas, wyślij podsumowanie wniosków, dopytaj o materiały, które jeszcze mogą się przydać, lub zadaj pytania, o których zdarzyło się zapomnieć lub nie starczyło już czasu. O wysłaniu takiego podsumowującego maila informuję zawsze pod koniec spotkania.
Zazwyczaj wysyłam go do końca następnego dnia, maksymalnie dwóch, jeśli wiem, że mam już napięty harmonogram. W takim podsumowaniu podaję już koszty projektu i konkretny harmonogram, rozpisane rzeczy formalne tj. sesje poprawkowe, sposób komunikacji, etapy projektu (w przypadku projektu rozbudowanej identyfikacji, z księgą znaku i szablonami druków).
I wydaje mi się, że to by było wszystko. Pomijam kwestie typu wyciszanie telefonu, pamiętanie o naładowaniu laptopa jeśli go bierzemy i ewentualnych przejściówek jeśli planujemy podpinać się do projektora. Każde kolejne spotkanie przyniesie na pewno coś nowego i trzeba się po prostu w ten sposób uczyć. Czasem zrobi się albo powie coś głupiego, zdarza się najlepszym. Ale jak już wspomniałam – jesteśmy tylko ludźmi i mamy prawo popełniać błędy.
Na koniec – pamiętajcie, że co poniedziałek na kanale pojawia się nowy filmik. Tak jakby nie chciało się Wam czytać, czy coś!
