N05 – Warsztaty (UX?) - grafika, projektowanie, UX design

Kiedy zatrudniałam projektantów i projektantki do zespołu, dużą uwagę zwracałam na kwestie związane z prezentowaniem, komunikacją oraz organizacją i moderacją warsztatów. Dlaczego? Duża część naszej pracy to próba wyciągnięcia informacji od interesariuszy, współpraca z innymi członkami zespołu projektowego czy prezentacja efektów prac przed klientem.

To też jedna z tych rzeczy, których na początku bałam się najbardziej. Serio, czułam lekką spinę zarówno przed braniem udziału w warsztatach, jak i oczywiście – prowadzeniem spotkań (czy też współprowadzeniem ich na początku). Tu wychodzi mój introwertyzm i niechęć przed byciem w centrum uwagi (wbrew wszystkim moim aktywnością w społeczności, naprawdę za tym nie przepadam). Dziś podzielę się tym jak sobie z tym „oporem” poradziłam i jak uczyłam się efektywniej prowadzić spotkania i warsztaty.

Mądre słówka

Ale najpierw kilka mądrych słówek.

Agenda – czyli program – plan działań na spotkaniu lub warsztacie. Moim zdaniem – obowiązkowy element każdego spotkania (bardzo się w tej sprawie ostatnio zradykalizowałam :p). Agenda ma osobom prowadzącym pomóc utrzymać porządek i trzymać się w założonym czasie. Bo wiemy ile czasu mniej więcej potrzebujemy na wykonanie poszczególnych aktywności. Osobom uczestniczącym pomaga zrozumieć co będzie się działo, czego mogą się spodziewać i najważniejsze – kiedy będą przerwy 😉 Agendę spotkania lub warsztatu najlepiej wysłać nawet kilka dni wcześniej, by wszystkie osoby uczestniczące miały okazję się z nią zapoznać (lub zgłosić wątpliwości, braki, wątki, które chcą jeszcze poruszyć).

Design Studio – warsztat, który można przeprowadzić w zespole projektowym ale nie tylko. Polega na początku na krótkiej, samodzielnej pracy, by po czasie łączyć się w pary, czwórki, aż kończymy jednym, grupowym konceptem. Po każdej fazie pracy (indywidualnej, później grupowej) przechodzimy do fazy prezentacji pomysłu i krytyki. W efekcie każdy ma okazję wypracować, omówić i skrytykować rozwiązania pojawiające się w trakcie warsztatu. Pozwala przepracować kilka pomysłów w krótkim czasie – wyciągnąć z nich najlepsze części i ostatecznie skończyć warsztat z jednym, mocnym konceptem. Sposobów i pomysłów na przeprowadzenie konkretnych części jest kilka, więc znajdziecie różne warianty tego warsztatu w sieci.

Energizery – to krótkie ćwiczenia, których celem jest rozruszanie uczestników warsztatów. Jeśli mamy przed sobą długie warsztaty, które w dużej mierze będą wymagać siedzenia przy stole, warto wprowadzić kilka przerywników, które trochę nas pobudzą.

Ice-breaker (lodołamacz) – krótkie ćwiczenie, które robimy na początku warsztatu żeby przełamać lody między uczestnikami, trochę ich rozgrzać i przygotować ich do wspólnej pracy. Z reguły są mniej poważne, niekiedy zabawne, bywają też trochę żenujące (nie ma to jak udawać stado kurczaków przed obcymi ludźmi). Stosujemy je i w warsztatach stacjonarnych i tych online.

kadry z warsztatów, które prowadziłam dla moich klientów

Warsztaty UX?

Dobra, może zacznijmy od tego, że często z takim określeniem możecie się spotkać. I cóż, moim zdaniem nie jest specjalnie precyzyjnie. Szukając definicji można zerknąć na nngroup.com, gdzie przeczytamy, że:

UX workshops are intensive collaborative sessions used to solve problems and enable progress on a particular challenge throughout the design timeline. Workshops enable participants to come together for a concentrated time of idea generation and hands-on activities that allow them to achieve an actionable goal.

Równie dobrze można ten „UX” z nazwy wyciąć, nie? Niemniej, jeśli będziesz szukać informacji związanych z przykładowymi agendami warsztatów, ćwiczeniami, dobrymi praktykami by zbudować jakiś cyfrowy produkt lub usługę – to ten „UXowy” dopisek może pomóc znaleźć konkretne wyniki dużo, dużo szybciej.

Nie oznacza to, że tylko w UXie warsztaty się organizuje. I nie organizuje się ich tylko z klientami (wbrew opiniom, z którymi się spotkałam – nie, agencje nie sprzedają warsztatów klientom żeby wyciągnąć z nich kasę, a przynajmniej nie wszystkie :p).

Miałam okazję brać udział w warsztatach wewnętrznych (by popracować nad istotnymi dla pracowników obszarami), badawczych, brandingowych czy takich organizowanych przez osoby programujące. Wszędzie tam, gdzie zależy Ci na wypracowaniu konkretnego efektu i wiesz, że potrzebujesz do tego kilku osób, warsztaty mogą być efektywnym narzędziem. Pod warunkiem, że zostaną dobrze zorganizowane. Jeżeli nie wiemy po co je robimy – po prostu ich nie róbmy. Oszczędzimy tym samym czas swój, jak i wszystkich uczestników.

Warsztaty są po prostu jedną z metod pracy, które mogą zaoszczędzić sporo czasu jeśli uda nam się zebrać na nich odpowiednie, również decyzyjne osoby. Ale nie ma co popadać w skrajności – nie każde spotkanie musi być warsztatem.

kadry z warsztatów prowadzonych dla zespołu w Kanadzie

Z czego składa się warsztat?

Dobrze przeprowadzony warsztat składa się z reguły z kilku części:

Wprowadzenia – czyli krótkiego czasu (zazwyczaj 15-20 minutowego), w trakcie którego przedstawimy cel warsztatu, agendę, opowiemy o zasadach panujących na warsztacie, czyli przygotujemy wszystko pod sprawne przeprowadzenie całego spotkania.

Konkretnych ćwiczeń – tej najważniejszej części – rozpoczynając od lodołamacza czy ćwiczeń, które pozwolą nam poznać narzędzia, z których korzystamy (istotne przy zdalnych warsztatach) przez docelowe metody warsztatowe, które doprowadzą nas do osiągnięcia celu. To mogą być mapy doświadczeń, ćwiczenia generujące masę pomysłów, po wszelkiej maści głosowania i priorytetyzowanie zadań. Metod, z których można korzystać jest mnóstwo, do tego naprawdę świetnie opisanych (z instrukcjami, czasem trwania, opisem jakich materiałów potrzebujemy). Zbieram je na końcu tego newslettera

Podsumowania – znowu krótki czas (15-20 minut) na to by podsumować efekty spotkania – zbieramy zgrabnie do kupy to, co udało się ustalić, rozdzielamy zadania do wykonania jeśli takie mamy. Zdarzyło mi się zrobić warsztat, który miał mocne przesunięcie w czasie. W efekcie obcięłam właśnie podsumowanie (zamiast skrócić część ćwiczeniową lub wstęp) i to był błąd – uczestnikom mocno tego zabrakło.

I przerw – o tych nie możemy zapominać jeśli nasze spotkanie trwa dłużej niż 1,5 h. Jeśli planujemy długie, całodzienne warsztaty stacjonarne, trzeba wziąć pod uwagę nie tylko krótkie przerwy (papieros, siku, jedzenie), ale również dłuższą przerwę obiadową. Im więcej ćwiczeń, które sprowadzają się do siedzenia (no siema warsztaty zdalne), tym więcej krótkich przerw pozwalających na odejście od komputera powinniśmy zaplanować.

Brzmi prosto, ale jest tu kilka haczyków – a zwłaszcza część z konkretnymi ćwiczeniami. Tu dobór metod i ich kolejność ma spore znaczenie. Na całe szczęście – źródeł i instrukcji jak je przeprowadzić jest mnóstwo. Do tego moderowanie, facylitacja zespołu – osoba, która prowadzi spotkanie musi nad nim zapanować. Zdarzają się osoby dominujące warsztaty, sprawiające, że nie wszystkie osoby mają okazję się wypowiedzieć. Ale także milczące grupy, które trzeba rozgrzać i zachęcić do działania. Na to wszystko są oczywiście metody, każde z nas z czasem wypracowuje sobie również swoje sposoby. I to właśnie przychodzi z czasem, z doświadczeniem, każdym kolejnym warsztatem.

Po zakończeniu warsztatu warto sobie zrobić podsumowanie, możesz zebrać feedback od osób uczestniczących, zapytać co można było zrobić lepiej. I pamiętać o tym organizując kolejne spotkanie.

kadry pokazujące różne ujęcia z warsztatów kokreacyjnnych

Jak się nauczyć?

Żeby nauczyć się prowadzić warsztaty, no cóż, trzeba to po prostu zacząć je robić. Jakkolwiek przerażająco to brzmi, wcale takie być nie musi. Możesz spróbować od poprowadzenia krótkiego spotkania bądź prostego ćwiczenia we własnym zespole – np. burzy mózgów, szalonych ósemek, dot votingu lub bycia drugą osobą moderującą spotkanie (wsparcie dla osoby prowadzącej). Jak to wyglądało u mnie?

Pierwszy raz z metodami warsztatowymi spotkałam się pracując w agencji reklamowej – korzystaliśmy przede wszystkim z burzy mózgów (ang. brainstorming), która wydawała mi się wtedy beznadziejną metodą generowania pomysłów. Warsztaty, w których brałam udział były chaotyczne, długie, każdy bał się odezwać. No nie brzmi zbyt efektywnie – i takie nie było. Później „warsztaty”, na które trafiałam, były zwykłymi spotkaniami, gdzie banda osób, bez ładu i składu obgadywała jakieś tematy, skacząc z kwiatka na kwiatek. Na koniec pojawiało się więcej pytań i odpowiedzi, a projektowanie na tej podstawie było wróżeniem ze szklanej kuli. Byłam więc długo do wszelkich warsztatów sceptycznie nastawiona.

Przełomem były podyplomowe studia, na których miałam okazję poznać kilka metod, które – o dziwo – przynosiły jakieś konkretne efekty. Najwięcej nauczyłam się jednak w ostatniej pracy, gdzie trafiłam na środowisko mocno warsztatujące się i w tym kierunku się rozwijające. Mogłam więc nie tylko obserwować, jak robią to inni, ale również – próbować, kombinować, wymyślać. Po studiach, dość szybko zdecydowałam się na kurs stacjonarny od DT Institute – Moderator Design Thinking – który skupia się właśnie na metodach moderacji, doborze ćwiczeń. Ale też sporo nauczyłam się o kwestiach jak – miejsce warsztatu, czas, przygotowanie materiałów i przygotowanie siebie – jako facylitatorki. Do tego mnóstwo researchu, czytania, szukania – przykładowych agend, rozpisanych metod, porównywania różnych ćwiczeń. Koniec końców jestem całkiem z efektów zadowolona, co nie oznacza wcale, że wszystko zawsze wychodzi mi śpiewająco! Każdy warsztat to zawsze sporo stresu i mnóstwo nauki. Jeśli spytasz mnie czy lubię prowadzić warsztaty – właśnie z tego powodu trudno byłoby mi odpowiedzieć – jestem naprawdę bardzo po środku 😀

Mój przepis więc wygląda tak – szkolenie + doświadczenie (nawet w roli osoby uczestniczącej na początku) + teoria. Nie oznacza, że to jedyny możliwy – po prostu mi się sprawdził, więc mogę go polecić. Wierzę, że można to samo osiągnąć nie wyrzucając masy kasy na szkolenia – więcej czasu zajmie Ci po prostu przechodzenie przez darmowe źródła.

? Skąd wziąć doświadczenie, jeśli nie ma zbyt wiele chętnych w naszym otoczeniu do uczestnictwa w warsztatach? Każda konferencja ma swoje sekcje warsztatowe (niezależnie czy jest płatna czy darmowa). Skorzystaj z nich, nieważne o czym – idź, naucz się czegoś przy okazji, ale przede wszystkim – zobacz jak te warsztaty są zorganizowane. Jak zachowuje się, co i jak mówi osoba prowadząca? Z jakich narzędzi, materiałów korzystacie? Jak wygląda agenda? Czy podoba Ci się efekt tych warsztatów? Co mówią inni ludzie?

? Szkolenie? Polecam warsztaty stacjonarne – bo po prostu sama z nich korzystałam i jestem super zadowolona z takiej ścieżki. Korzystałam z pięciodniowego stacjonarnego szkolenia z DT Institute. Często polecanymi szkoleniami są również te od Igi Mościchowskiej oraz z LearnDesign. Ale na pewno na rynku jest ich dużo więcej.

? Teoria – tu macie pokaźne zasoby internetowe (linki na samym dole) oraz książki. Tak, tak, jest kilka książek o warsztatach. Polecałam już kiedyś „Gamestorming. Gry biznesowe dla innowatorów” J. Macanufo, D. Gray, S. Brown. Do tego „Pięciodniowy sprint. Rozwiązywanie trudnych problemów i testowanie pomysłów” J. Knapp, J. Zeratsky, B. Kowitz lub „Meeting Design” K. Hoffman. Po co teoria? Głównie po to by poznać metody moderacji, ćwiczeń i różne podejścia.

Nie wychodzi nawet najlepszym

O prowadzeniu, organizowaniu czy projektowaniu warsztatów bardzo łatwo się mówi. W praktyce zdarza się, że coś nie wyjdzie – jesteśmy tylko ludźmi. Błędy zdarzają się najlepszym – grunt to by zachować zimną krew i pozwolić sobie na ich popełnianie. Planując warsztat staram się zawsze (np. wraz z zespołem, który mi w tym pomaga) zastanowić się – co może pójść nie tak?

Co jeśli ktoś dla nas ważny nie przyjdzie albo się spóźni?
Co jeśli trafi się trudny charakter, który będzie przeszkadzać w prowadzeniu spotkania zgodnie z agendą?
Co jeśli zabraknie nam na coś czasu?
Co gdy zabraknie nam materiałów?
Co jeśli na miejscu nie będzie monitora, projektora lub przejściówek? Albo internetu?

Na większość z tych przypadków możemy jakoś się przygotować, część nas pewnie mocno zaskoczy. Uczymy się na błędach – jeśli trafi się nam coś zupełnie nieoczekiwanego, masz pewność, że następnym razem już Cię nie zaskoczy tak bardzo.

I jeszcze trochę linków

Na blogu Product Vision znajdziecie przykładowe agendy warsztatów (wraz ze wskazówkami) – User Story Mapping i Warsztaty z Pierwszych Doświadczeń UX

Karty warsztatowe Witflow – Iga Mościchowska stworzyła karty, które mają pomagać w planowaniu warsztatu – pisałam o nich na blogu, więc nie będę się tu powtarzać

Całą masę metod znajdziecie również w zasobnikach osób projektujących usługi i pałających się Design Thinking. Tutaj zbiór takich narzędziowników (wszystkie w języku angielskim):