Notion używam od dłuższego czasu, ale zawsze miałam z tym produktem love-hate relationship. Z jednej strony ma wiele zalet, jest darmowy i można w nim podziałać cuda. Z drugiej, miejscami jest niepotrzebnie rozbudowany, a edycja i praca nad tekstem, to koszmar. Dziś trochę o tym jak używam tej appki w codziennej pracy projektantki produktu (Product Designer) i jak inne osoby działające w projektowaniu (i nie tylko) mogą Notion wykorzystywać.
Skrót do przykładów użycia Notion:
- kalendarz treści
- baza notatek (np. ze szkoły lub z procesu rekrutacji)
- dokumentacja projektów (design system, dostępność)
- audyty
- analiza konkurencji/benchmarki
- portfolio
- pozostałe przykłady
Co to ten Notion?
To może zacznijmy od tego, co to w ogóle za narzędzie. Notion to wszechstronne miejsce do pracy, które zyskało sporą popularność wśród projektantów i innych profesjonalistów. Umożliwia osobom i zespołom tworzenie, organizowanie i udostępnianie notatek, zadań i całych przestrzeni. Jest elastyczny i ma sporo opcji dostosowania (np. widoków) co w założeniu ma usprawniać i zwiększać naszą produktywność – czy tak faktycznie jest, o tym dalej.
Pokaże wam teraz kilka przykładów użycia Notion w codziennej pracy i to w takim bardzo prostym wydaniu, bez skomplikowanych formuł czy automatyzacji, które można podpinać do Notion i tworzyć cuda.
Kalendarz treści
Robię YouTuby, mam bloga, newsletter, konto na Instagramie. Jeszcze niedawno działałam na fejsbuku, do tego współpracowałam przy tworzeniu podcastu dla SWPS. Więc tych kanałów, gdzie pojawiały się jakieś treści, jest całkiem sporo. I są narzędzia żeby je ogarnąć, ale… żadne przeze mnie testowane tak naprawdę nie robiło roboty. Tzn. zawsze mi czegoś brakowało albo ograniczenia sprawiały, że musiałabym zapłacić za dostęp do specyficznych, potrzebnych mi funkcji. A wciąż potrzebowałam czegoś, gdzie mogę też przechowywać pomysły, luźne notatki i inspiracje.
I w sumie od tego zaczęło się moje używanie Notion w miarę regularnie – zobaczyłam, że ktoś z internetowych twórców wykorzystuje Notion do tworzenia i śledzenia publikowanych treści. I stwierdziłam, że może warto dać Notion jeszcze jedną szansę.
U mnie wygląda to dość banalnie. Mam tak zwany Content calendar – czyli widok kalendarza, do którego wrzucam notatki z odpowiednimi tagami. Tagami są u mnie przede wszystkim kanały – blog, newsletter, YouTube, Instagram itd. A do tego typy wpisów. Mam też status, którego w gruncie rzeczy specjalnie nie używam, oprócz tego, że przełączam go na in progress a potem zapominam na tydzień. No ale tu założenie było takie, żeby śledzić ten in progress i ile materiałów mam jednocześnie rozpoczętych. Moje podejście do tworzenia treści się ostatnio trochę zmieniło (tzn. nie tworzę ich już tak regularnie), więc i te statusy trochę zmieniły swoje przeznaczenie.
Widok miesięczny kalendarza pomaga mi trochę rozplanować treści – widzę kiedy będzie wysłany kolejny newsletter, więc muszę zaplanować czas żeby go przygotować. Jeśli wiem, że cały weekend mam zajęty albo gdzieś wyjeżdżam, wiem, że muszę coś zaplanować wcześniej. Jeśli pojawia się live z gośćmi na YouTube, no to raczej nie wrzucę w tym samym tygodniu jakiegoś filmu – tworzę je na tyle rzadko, że przerzucę publikację na np. tydzień później.
Dodatkowy element to miejsce na inspiracje i pomysły. Czasami to link do ciekawego artykułu, albo jakieś zagadnienie, które chciałabym bardziej opracować. Mam więc miejsce z pomysłami, które nie są przypisane do żadnego kanału, bo zazwyczaj na tym etapie nie myślę o kanale, a bardziej samym temacie i kiedy przychodzę do np. pisania newslettera albo czuję, że dobrze by było odkurzyć Instagrama, to zerkam właśnie na inspiracje i pomysły i biorę jeden z tematów ze stosu wstydu.
Dodatkowy element, który się przydaje to możliwość tworzenia templatek – szablonów wpisów lub stron. Ja mam taki szablon do wpisów newsletterowych, które utrzymują z reguły taką samą kolejność informacji. Dzięki stworzeniu i korzystaniu z szablonu nie muszą za każdym razem sprawdzać, co tam po kolei było – po prostu wpis uzupełnia się sam.
Baza notatek
O tym trochę opowiadałam przy okazji moich materiałów o szukaniu pracy. Notion stał się moją bazą notatek z rozmów kwalifikacyjnych – a właściwie całych procesów rekrutacyjnych. Na potrzeby rekrutacji stworzyłam bazę, która przechowuje wszystkie moje aplikacje – do jakiej firmy, kiedy je złożyłam, na jakie stanowisko i na jakim etapie rekrutacji jestem (co pozwala szybko filtrować odrzucone oferty od tych, na których odpowiedź czekam). Każda notatka ma w sobie również historię – od skopiowanej treści oferty, przez pytania, które zadawałam na różnych etapach i pytaniach, które zadawali mi. Również wpisuję tam swoje obserwacje/przemyślenia.
Wyobrażam sobie, że osoby, które uczą się, studiują, mogą wykorzystać do Notion po prostu do przechowywania notatek ze szkoły. Ten pomysł z bazą szkolnych notatek widziałam w filmikach dotyczących skutecznej nauki i takich tam motywacyjnych materiałów.
Ale pomijając cały ten wątek toksycznej produktywności, no taka scentralizowana baza notatek ma duży sens. A jak może być wirtualna i dostępna z różnych urządzeń, to tylko lepiej. To co polecam, to nie myślenie za dużo jak to przygotować w Notion. Po prostu stwórzcie sobie jedną stronę i zacznijcie dodawać do niej notatki. A z czasem jak stwierdzicie, że potrzebujecie określonego tagowania albo jakichś innych bajerów to można to sobie ogarnąć. Grunt żeby zacząć notować, a nie przerabiać kolejne szablony i tracić tylko na to czas.
Dokumentacja projektów
No i teraz temat pracowy. Tak się składa, że w poprzedniej firmie, gdzie pracowałam, Notion służył nam do tworzenia dokumentacji – od takiego firmowego wiki, gdzie są opisane różne procesy, zespoły i tak dalej, po dokumentację związaną z produktami. I częścią tej dokumentacji jest również dokumentacja zespołu projektowego. Nie mieliśmy tego jakoś super ogarniętego, ale był już jakiś zaczątek opisywania różnych decyzji, procesów, wyników badań i wszystkiego, czym chcieliśmy jako zespół, podzielić się między sobą, ale też z pozostałymi działami firmy.
Więc był obszar służący design systemowi – roadmapie – czyli planowi tego jak będzie się rozwijać nasz design system. Do tego po prostu backlog – baza pomysłów na zmiany, które chcieliśmy wprowadzić, więc były opisane jako zadania, za które jak ktoś ma czas to się bierze.
Dokumentacja audytu
O audytach UX i audytach eksperckich stworzyłam sporo materiałów, które znajdziecie na blogu. I choć Notion nie był dla mnie pierwszym wyborem (wolę do tego Airtable), to po tym, jak zobaczyłam, że ktoś go w firmie właśnie tak używa, stwierdziłam, że to niezły pomysł. Notion ma tę przewagę, jeśli jest używany w firmie, że będzie mieć do niego dostęp więcej osób – a to problem z dużą liczbą dokumentów projektowych – zapominamy o nich, albo nikt ich nie czyta.
Robiłam w ten sposób audyt komponentów design systemu, głównie pod kątem dostępności rozwiązań. Do tego fajnie sprawdza się zarówno baza w formie Galerii (widać na pierwszy rzut oka obszar, którego dotyczy obserwacja), jak i klasycznej tabeli. Przy dużych zbiorach pomaga filtrowanie według wybranych właściwości – obszaru, rangi problemu.
No i jak wspomniałam przy kalendarzu treści, tu świetnie sprawdzą się szablony. Tworzymy wtedy szablon notatki np. ze stałymi elementami wpisu – jak opis obserwacji, miejsce na screen produktu i opis rekomendacji i uzupełniamy je o nasze obserwacje. Taki audyt można wtedy połączyć z pozostałymi miejscami w dokumentacji lub podlinkować bezpośrednio w zadaniach projektowych (lub tych dla osób wdrażających poprawki).
Analizy konkurencji, benchmarki
Kolejny sposób na użycie Notion to zbudowanie bazy benchmarków lub miejsce do analizy konkurencji. W produkcie, w którym pracowałam każdy robił sobie po swojemu jakieś analizy. Efekt był taki, że powtarzaliśmy swoje zadania (czasami długotrwałe procesy) bez żadnej dokumentacji, więc jeśli ktoś nowy chciał je sprawdzić, trzeba było poświęcać na to sporo czasu – który nie zawsze na to był. Do tego brak struktury trochę utrudniał porównywanie produktów między sobą.
Żeby uporządkować sobie pracę, a także stworzyć materiał pomocny dla kolegów i koleżanek, zbudowałam sobie dość prostą bazę z konkurencyjnymi produktami i benchmarkami. Na głównym widoku chciałam zobaczyć szybkie porównanie funkcji, które porównywaliśmy (i czy w ogóle są dostępne w danym produkcie), a także dostępne lokalizacje. Natomiast po wejściu do notatki można było znaleźć bardziej dokładne opisy najważniejszych procesów – wraz ze screenami i podsumowaniem wniosków – czyli dokumentacja i krótka analiza w jednym.
Portfolio
To nie jest moje ulubione użycie Notion, ale widziałam całkiem sprytnie stworzone portfolio właśnie w tej appce. Mimo swoich ograniczeń pozwoli na stworzenie prostych case study i załączenie grafik oraz podlinkowanie ich do zewnętrznych stron. Jeżeli chcecie szybko przygotować taki dokument, to Notion wam na to pozwoli. Po prostu pod kątem wizualnej edycji nie daje nam zbyt wielu możliwości, a to oznacza, że nie utkniemy nad, no właśnie, stylowaniem go w nieskończoność.
Osobiście miałam jedno podejście do stworzenia takiego portfolio ale koniec końców nie brnęłam w to dalej. Może wam się sprawdzi lepiej.
Notion – jak jeszcze go używać?
Wśród pomysłów na użycie Notion znajdziecie też mnóstwo rozwiązań do zarządzania sobą w czasie 😀 Wszelkiej maści listy zadań, własne projekty czy nawet pamiętniki – szablony do tego znajdziecie właśnie w dostępnych za darmo materiałach tej appki. Przyznam szczerze, że próbowałam wykorzystywać Notion do codziennych, mikrozadań ale, że nadal jestem fanką papieru i fizycznego wykreślania zadań z listy, szybko wróciłam do papierowego kalendarza.
Widziałam jednak ciekawe rozwiązania dashboardów, które mają pomóc zorganizować się nam każdego dnia. I jestem pewna, że dla wielu osób będzie to spoko rozwiązanie. Nie było jednak dla mnie. Wśród szablonów znaleźć można Plant tracker (do ogarnięcia domowego ogródka), Personal Mood Board, listy książek do przeczytania/seriali do oglądania, planery wycieczek czy planery treningów.
Ciekawie wyglądają narzędzia do zarządzania własnym budżetem i listy wydatków.
Sporo szablonów znajdą też osoby zajmujące się marketingiem. Poza wspomnianym już przeze mnie kalendarzem treści, znajdziecie również szablony do briefu kampanii, brand booka (z listą assetów do pobrania, jak różne formaty logo, fonty), press kitów czy moodboardów.
Notion AI – pomoc sztucznej inteligencji
Notion niedawno wypuściło z bety również dodatkową opcję – Notion AI. Miałam okazję testować ją w ostatniej firmie i przyznam szczerze, byłam całkiem zaskoczona jak często po tę opcję sięgałam. Trochę nowych opcji w międzyczasie doszło, więc zerknijcie co min. można robić:
- podsumowania notatek/stron (to była moja ulubiona opcja – idealna żeby przygotować podsumowanie na górze długaśnej notatki albo np. raportu z badań)
- zmian formatu treści (np. z długiego tekstu na tabelę)
- brainstorming (generowanie pomysłów, uzupełnianie treści do kontekstu – równie często z niej korzystałam)
- tworzenie szkiców notatek, maili czy innych wiadomości (przydatne do pisania feedbacków)
- tłumaczenie pojęć i skrótów
- tłumaczenia na inne języki (używałam do tłumaczeń z arabskiego na angielski)
Czyli teoretycznie wszystko to, co można zrobić w ChatGPT, prawda? Pewnie – tylko nie w każdej firmie można z ChatGPT korzystać. Tymczasem z Notion korzysta ich coraz więcej. Notion zaadresował nieźle obawy firm i chroni dane, na których pracuje (np. nie wykorzystuje ich do trenowania modeli).
To, co bardzo mi się spodobało, a co odróżnia ChatGPT od Notion AI, to fakt, że wszystko jest w ramach jednej appki. To głupotka, ale jeśli dużo pracuje się z tekstem, takie przełączanie się między interfejsami jest w pewnym momencie karkołomne. Tymczasem pracując w Notion (dla mnie to teraz główne narzędzie do robienia notatek), nie muszę odpalać niczego innego.
Minus? Cena. O ile możecie sobie przetestować Notion AI w ramach darmowego triala, to żeby z niego korzystać, niestety trzeba zapłacić dodatkowo 7.50 euro za miesiąc (jeśli wybieramy plan roczny) i 9.50 euro (za plan miesięczny). I tę kwotę dopłacamy niezależnie od planu, z którego korzystamy. Mając darmowego Notion, płacimy więc te 7.50 lub 9.50 miesięcznie, a mając wyższe płatne plany dodajemy tę kwotę do nich.
