Organizacja czasu po mojemu

Po publikacji materiału ze sposobami na dorabianie, padło kilka stwierdzeń w moim kierunku – że muszę być bardzo zorganizowaną osobą. I czy mogę podzielić się swoimi sposobami na to jak zarządzam czasem? Zacznijmy może od tego, że nie uważam się za osobę zorganizowaną. Staram trzymać fason w pracy, ale jeśli chodzi o moje prywatne sprawy, to zazwyczaj jestem mistrzynią prokrastynacji. Niemniej jakoś w tym całym szaleństwie udaje mi się realizować projekty poboczne. Mam własną firmę, wykładam na uczelni i jednocześnie cały czas działam dla Mobee Dicka. A do tego mam życie prywatne i czas na granie w Pokemony na Switchu!

Dziś we wpisie o moich pięciu sposobach na zarządzanie czasem, które sprawdzają mi się od długiego czasu. A jeśli interesuje was profesjonalne spojrzenie na zarządzanie, to od razu zachęcam was do przescrollowania na koniec wpisu. Tam dzielę się dwoma linkami do osób, które tworzą treści o zarządzaniu czasem właśnie. 

Dla osób, które mają bardzo mało czasu, te sposoby to:

  • mam kalendarz wirtualny i papierowy, w którym wpisuję wszystkie najważniejsze spotkania, zdzwonki i deadliny
  • codziennie mam przed sobą listę zadań (to-do listę), która zawiera najdrobniejsze zadania do wykonania (telefon do kogoś, wysłanie maila, zrobienie przelewu)
  • wyznaczanie celów (na najbliższe miesiące) – żeby wiedzieć do czego właściwie dążę, a także określenie ich priorytetów
  • planowanie działań – gdy mam pomysł, najpierw zastanawiam się co i jak muszę przygotować, żeby go skutecznie zrealizować
  • i pamiętam, że nie da się robić wszystkiego na raz, a dorzucanie sobie kolejnych projektów sprawi tylko, że zrobię to kosztem innych zadań.

Jest też krótka wersja video na moim kanale YouTube.

A jeśli jesteście ciekawi szczegółów i macie więcej czasu na czytanie, to zapraszam niżej. 

Mam kalendarz, a nawet dwa

Właściwie chodzi o miejsce, w którym widzę wizualnie jak rozkładają się moje zadania w trakcie dnia, tygodnia i miesiąca. Nie musi być to konkretnie kalendarz, ale w moim przypadku sprawdza się idealnie.

Tytuł graficzny: kalendarz

Przez długi czas bazowałam na kalendarzu papierowym, ale ten rok pozwolił mi oswoić się z kalendarzem cyfrowym i odkryłam jego zalety. Google Calendar (bo tego właśnie używam), synchronizuje się z innymi aplikacjami, których używam, więc nawet niespecjalnie szukałam alternatyw. Do moich potrzeb jest wystarczający, ale jeśli dobrze poszukacie, to znajdziecie pewnie mnóstwo aplikacji-alternatyw.

Co wpisuję do kalendarza? Przede wszystkim deadliny, wszystkie spotkania (teraz to głównie spotkania online), warsztaty, ale również projekty dodatkowe, webinary, które prowadziłam dla SWPS, live streamy, czy nawet spotkania 1:1 z osobami z pracy. To pozwala mi, zerkając na kalendarz, przede wszystkim sprawdzić moje obłożenie. Widzę od razu, że konkretnego dnia nie będę w stanie dowieźć nic nowego, czy nawet cały tydzień/miesiąc mam już tak załadowane, że nie ma szans wciskać nowych projektów. Kalendarz pozwala mi po prostu panować nad racjonalnym rozkładaniem sił.

Dni, w które wpisuję moje zadania to poniedziałek do piątku, weekendy zostawiam puste jako czas dla siebie, czas na odpoczynek i ewentualny bufor, gdy wszystko się posypie i trzeba będzie również popracować. Zdarzało się, że weekendy były dla mnie dniami, gdy realizowałam lub rozwijałam projekty dodatkowe. Robiłam to wtedy głównie wieczorami i w weekendy. W tej chwili staram się mieścić z tymi tematami w tygodniu, żeby mieć poczucie, że jest też moment na odpoczynek po ciężkim tygodniu pracy. Więc taki sposób na rozkręcanie pomysłów polecam, ale z myślą, że jest to jednak na krótką metę (inaczej się zamęczycie)!

Kalendarz pozwala mi również zobaczyć jak rozkłada się moja produktywność – nie wiem czy to tak można nazwać? Ale chodzi o to, że jeśli pół dnia mam spotkania, to jasnym jest, że przez te pół dnia nie będę robić nic innego. I mam na przykład tylko 2 albo 4 godziny pracy na np. zaprojektowanie czegoś albo zrobienie audytu.  Prowadząc warsztaty określonego dnia, wiem, że muszę przygotować jeszcze do nich agendę, jakieś materiały. Widząc moje zadania w tygodniu, mogę zaplanować, w jaki dzień tygodnia najlepiej byłoby to wszystko przygotować, by nie robić tego na ostatnią chwilę i stresować się, że się z tym nie wyrobię.

Tytuł graficzny: listy zadań

Lista zadań

Nie wszystko wpisuję do kalendarza głównego. Codzienne, mniejsze zadania zapisuję w formie to-do listy (listy punktów do odhaczenia) i zazwyczaj trzymam to w dziennym kalendarzu papierowym. Ten papierowy kalendarz trzymam na biurku w pracy i nie noszę go ze sobą. Używałam już różnych systemów – bullet journala (świetnie do tego nada się notes w kropki z mojego sklepu), plannerów czy notesów z wyrywanymi kartkami i najlepiej sprawdził mi się kalendarz z jednym dniem na stronę. To pozwala mi wpisywać zadania na kolejne dni, nie przejmując się jednocześnie ile ich jest. Widzę co najwyżej dzień do przodu na rozkładówce. 

Takie to-do listy powstają na dany dzień i często mam już przygotowane je do przodu, właśnie na podstawie zdarzeń z głównego kalendarza.  Tu umieszczam tak szczegółowe rzeczy jak – odpisanie na maila, napisanie feedbacku do rekrutacji, opłacenie rachunków, przygotowanie opisu do postów na Instagramie, czy zapakowanie produktów ze sklepu i odbiór paczek z paczkomatu. Wpisywanie tak drobnych zadań może na pierwszy rzut oka wyglądać trochę przytłaczająco. Zdarza się, że jest ich kilkanaście, ale to poczucie zadowolenia, gdy odhacza się kolejne punkty daje mi solidnego kopa motywacji. 

Ta lista to mój porządek dnia i jeśli czasami nie uda mi się przygotować jej wcześniej, właśnie od spisania zadań zaczynam dzień pracy. Zajmuje to dosłownie kilka minut, a sprawia, że mam uporządkowany dzień. Gotowa lista jest też świetna w poniedziałek rano, kiedy trudno wraca się po weekendzie do rzeczywistości.

Tytuł graficzny: Cele i priorytety

Wyznaczam cele, a potem je priorytetyzuje

No właśnie, no bo trzeba mieć co wpisywać do tego kalendarza i na listy zadań. W tym celu określam sobie cele.

Na przykład – moim celem było stworzenie kanału na YouTube i regularna publikacja. W pewnym momencie mojego rozwoju zawodowego, bardzo dużo energii i czasu poświęciłam właśnie na to, bo realizacja tego projektu miała pomóc mi w osiągnięciu innych celów. Tym samym, kanał miał turbo wysoki priorytet na liście i choćby się paliło, miałam urlop, czy byłam chora, film pojawiał się co poniedziałek przez pierwsze dwa lata istnienia kanału. Założony cel udało mi się osiągnąć, tym samym prowadzenie kanału przestało mieć wysoki priorytet, co mogą zauważyć moi obserwatorzy – filmy nie pojawiają się już tak często.

Sklep był również celem, ale ten miał dużo mniejszy priorytet – to zawsze była dla mnie dodatkowa działalność i nie spieszyło mi się specjalnie ze startem. Dlatego realizowałam tworzenie całego zaplecza (technicznego, prawnego, produktowego) dłużej niż początkowo założyłam, ale wynikało to właśnie z priorytetu i takiego wewnętrznego przyzwolenia, że nie muszę zrobić tego na wczoraj – przynajmniej nie kosztem innych działań, które w tym czasie były ważniejsze.

Te cele i priorytety się zmieniają w zależności od tego na jakim etapie życia jestem. Taki moment walidacji przychodzi najczęściej z początkiem nowego roku, ale bywa i tak, że w obliczu jakiegoś ważnego wydarzenia czy nowej życiowej sytuacji, te cele trzeba przemodelować.

Takie przykładowe cele związane z pracą zawodową to:

  • certyfikat językowy,
  • zrobienie kursu/kursów z jakiegoś konkretnego obszaru,
  • stworzenie portfolio online,
  • znalezienie nowej pracy,
  • aktualizacja portfolio o X projektów,
  • nauczenie się obsługi nowego programu i realizacja w nim X projektów,
  • zdobycie nagrody w jakimś projektowym konkursie,
  • współpraca z klientem zagranicznym,
  • stworzenie własnych fizycznych produktów,
  • otworzenie własnej firmy.

Cele są dla mnie zazwyczaj dość złożone i wymagają czasowego lub finansowego zaangażowania. Są również rozciągnięte w czasie, dlatego żeby je osiągnąć, tworzę na nie plan.

Tekst graficzny: plan na działania

Staram się mieć plan na działania

Zanim jako cel wyznaczę sobie, że np. „Do końca miesiąca założę sklep, wypuszczę pierwsze produkty i osiągnę  sprzedaż na poziomie 1000 zł” to dobrze by było wiedzieć, czy to jest w ogóle osiągalne?

Ja mam podejście polegające na planowaniu zadań (stąd kalendarze i listy zadań) i to mi się w dużej mierze sprawdza. Poświęcam stosunkowo dużo czasu na przemyślenie pomysłu, wypisanie ryzyk i tego, co potrzebne mi jest do osiągnięcia celu. Jak dużo jest miejsc w części niezależnych ode mnie? Ile czasu będę potrzebowała na zrobienie np. researchu odnośnie kwestii prawnych? Bardzo łatwo jest przecież założyć sobie zrobienie tego czy tamtego. Ale warto zderzyć to z faktycznymi możliwościami. Tym czy mamy na to czas i co musimy zrobić, żeby mieć go więcej na realizację pomysłu? 

To planowanie działań w moim przypadku wynika prawdopodobnie z charakteru i jak z czasem zmieniały się moje cele i jednocześnie skala (i konsekwencje) tych projektów. Z każdym kolejnym projektem doceniałam bardziej strategiczne podejście do realizowania kolejnych punktów, rozbijania sobie tych celów na mniejsze części i jednocześnie poczucie osiągania sukcesów z każdą mniejszą realizacją.

Są ludzie, którzy wolą działać zupełnie odwrotnie – mają pomysł, wskakują w niego na 100% i jeśli projekt okaże się niewypałem, zamykają go i idą dalej. Ucząc się jednocześnie na swoich błędach. Ja tak nie umiem i nie lubię, dlatego działam w określony sposób, który dodatkowo nieźle mi się sprawdza. Wymaga on jednak dużej cierpliwości (efekty przychodzą wolniej) i pilnowania się, by faktycznie działać według wcześniej ustalonego porządku. 

Co więcej, dla osób, które wchodzą w branżę UXową to super forma ćwiczenia różnych metod i canv, bo spokojnie można wykorzystać je w swoich celach. Tworząc kanał i rozwijając go, robiłam sporo desk researchu, przygotowywałam ankiety, analizowałam zebrane dane, tworzyłam persony, mapy empatii itd. Oczywiście, nie ma sensu robić tego wszystkiego przy drobnych projektach, ale jeśli szykujecie się z czymś większym, co ma w założeniu zabrać sporo waszego czasu to może warto zerknąć, czy nie ma do etapu planowania ciekawych rozwiązań, z których można skorzystać. Patrząc na sposób tworzenia i rozwijania kanału, mogłabym stworzyć z tego wszystkiego małe case study i pokazać je w swoim portfolio (więc to kolejny pomysł na tworzenie projektów do portfolio).

Tytuł graficzny: nie wszystko na raz

Nie robię wszystkiego na raz

I pamiętam, że jestem tylko człowiekiem.

Mam poczucie, że moi obserwatorzy bardzo pochopnie wyciągają wnioski widząc listę rzeczy, które robię. Ale warto mieć na uwadze, że ja tych wszystkich rzeczy nie robię jednocześnie, a część to tylko efekty moich wcześniejszych działań. Na przykład – zajęcia na uczelniach w 2021 roku będę prowadziła tylko w krótkim czasie (między marcem a czerwcem), a materiały nie wymagają tworzenia wszystkiego od nowa (jedynie aktualizacji). 

Mój sklep, jest malutkim sklepem i nie wymaga obsługi 24 godziny na dobę. Zamówienia wpadają raz na kilka (a czasem nawet kilkanaście dni) – wszystko zależy od tego jak często i gdzie o nim wspominam. Wbrew pozorom, najbardziej czasochłonna jest obecność w sieci i nadążanie za tymi wszystkimi portalami – Facebook, Instagram czy ostatnio, reaktywowany newsletter (tu możecie się do niego dopisać) zabierają sporo mojego czasu.

Z boku, być może wygląda to jakbym robiła mnóstwo rzeczy na raz, ale w rzeczywistości, realizacja projektów dodatkowych zabiera mi kilka godzin w tygodniu. To oczywiście efekt tego, że kiedyś pracowałam nad nimi więcej, ale tu również – nie realizowałam wszystkich jednocześnie!

Co więcej – kiedy mam już dość konkretny plan na nadchodzące dni, tygodnie, czy miesiące (rzadko, ale zajęcia na uczelni są dobrym przykładem – mam je zaplanowane ponad pół roku do przodu), staram się go trzymać. Ze świadomością, że kiedy robi się intensywnie, nie będzie czasu na dorzucanie spontanicznie innych projektów. Stąd odrzuciłam w tym roku kilka ciekawych propozycji, ale musiałabym je przyjąć kosztem innych projektów. Nie da się przecież robić wszystkiego na raz i zawsze nadprogramową inicjatywy będą zastępowały inne zadania – warto postawić je sobie wtedy na szali i wybrać istotniejsze.

Dlatego jeśli spoglądacie na innych internetowych twórców i zaczynacie się do nich porównywać, to pamiętajcie, że w dużej mierze widzicie tylko drobny wycinek rzeczywistości i efekty masy pracy i poświęconego czasu. Nic nie dzieje się z dnia na dzień i nie tworzy się samo, więc nawet jeśli teraz praca osób, które obserwujecie, wydaje się, że przychodzi im z lekkością, to prawdopodobnie dlatego, że mają już za sobą etap żmudnej walki o to, by tę lekkość osiągnąć. Zamiast skupiać się na obserwowaniu innych i męczeniu się z myślą, że jeszcze tyle nam do nich brakuje, lepiej skupić się na działaniu na swój sposób i w swoim tempie. A efekty przyjdą za jakiś czas.

Nie zawsze się wygrywa

W tym wszystkim najważniejsze jest to, że daję sobie przestrzeń na… porażki. I pewnie – bywam zła, że przekładam niektóre rzeczy na później. Ale zazwyczaj, najzwyklej w świecie, po prostu tego potrzebowałam w danym momencie. I ten rok dobitnie mi to pokazał. Nie zażynam się więc poświęcaniem czasu na czytanie o turbo-sposobach na produktywność, patrzenie z zazdrością jak innym idzie lepiej/szybciej/skuteczniej. Robię to co sobie zamierzyłam, w swoim tempie i żyjąc jednocześnie w zgodzie ze sobą.

Wspominałam na początku tego wpisu, że to moje sposoby, które sprawdzają się w mojej, obecnej sytuacji życiowej. Mam świadomość, że organizacja czasu i zadań będzie wyglądała zupełnie inaczej w przypadku, np. innej formy zatrudnienia, sytuacji finansowej, czy faktu, że jednocześnie ktoś pracuje i wychowuje dzieci. Dlatego nie traktujcie tego jako poradnika do tego, jak organizować swój czas, a bardziej obraz tego, jak sprawdza się to u mnie.

Gdzie szukać inspiracji?

Nie jestem ekspertką i nie polecę wam mnóstwa wartościowych książek czy innych źródeł poświęconych organizacji czasu. Wiem natomiast o dwóch miejscach w sieci, od których być może warto zacząć:

Blog Pani Swojego Czasu, czyli Ola Budzyńska, która pisze artykuły, ebooki, prowadzi webinary i organizuje kursy związane z planowaniem działań (również dla rodziców),

Jacek Kłosiński i jego blog oraz książka Metoda Tęczówki, które mogą już znać osoby, związane z branżą kreatywną.

Jeśli spotkaliście się z ciekawymi książkami i materiałami związanymi z organizacją czasu i pracy, to koniecznie dajcie o nich znać w komentarzach.

Zobacz też
projekty poboczne
Czytaj dalej

Projekt dodatkowy – po co?

Dzisiaj chwilę o projektach dodatkowych, bo to świetna okazja do odpoczynku od codziennej pracy, naładowania się pozytywną energią i zdobycia nowych umiejętności. A jeżeli…
Czytaj dalej