Umowa, to jedno z najważniejszych zagadnień pracy projektanta. Niezależnie, czy pracujecie jako freelancerzy na pojedyncze strzały, czy jakaś firma regularnie korzysta z Waszych usług, podpisywanie umowy jest kluczowym punktem w relacjach biznesowych. I choć umowa brzmi tak poważnie i lekko złowrogo, zabezpiecza nie tylko interesy klienta, ale również te Wasze. Nic więc dziwnego, że bardzo często poszukujemy informacji na ten temat w Internecie.
W sieci znajdziecie sporo, nawet darmowych wzorów, do wykorzystania. Można spokojnie potraktować je jako szablon, edytując poszczególne punkty pod swoje potrzeby. Jeśli nie czujecie się pewnie i boicie się, że popełnicie jakieś błędy na etapie konstruowania umowy, po prostu zlećcie coś takiego prawnikowi. Ostatecznie będziecie korzystać ze wzoru dość często, a koszt napisania takiej umowy rozliczacie jednorazowo. Dla spokoju ducha i własnego bezpieczeństwa lepiej po prostu czasami zapłacić za taką umowę.
Niezależnie od tego, czy skonstruujecie taką umowę sami, czy ktoś Wam pomoże, zerknijcie na kilka najważniejszych zagadnień, które powinny znaleźć się w takim dokumencie.
Czym się różni umowa o dzieło od umowy zlecenie?
Jak sama nazwa wskazuje, umowa o dzieło zakłada, że efektem pracy jest jakieś określone dzieło, na przykład projekt strony internetowej, logo, ulotka. Umowa zlecenie jest za to umową, którą podpisuje się w ramach wykonywania jakichś czynności (dajmy na to projektowanie, programowanie) przez określony czas. Niezależnie od tego jak zatytułowana zostanie umowa, to czy jest to umowa o dzieło, czy zlecenie określamy przez to, co jest zakresem opisanych prac. Więc jeśli dostaniecie umowę zatytułowaną umowa zlecenie, ale będzie mowa o wykonaniu jakiegoś dzieła, to będzie to ostatecznie umowa o dzieło. Taka ciekawostka. Ze względu na to, że w większości przypadków podpisuje się jednak umowę o dzieło, to właśnie jej poświęcę dzisiejszy wpis.
Umowa nie musi być napisana mądrym, niezrozumiałym, prawniczym językiem. Im prościej jest napisana, tym mniej daje pola do różnych interpretacji zapisu.
Jeżeli dostajecie umowę od klienta (a to zdarza mi się zdecydowanie częściej), sprawdźcie ją dokładnie, zaproponujcie zmiany, a jeśli są punkty, których nie rozumiecie, po prostu o nie zapytajcie. Nie ma w tym nic złego, że czegoś nie wiecie – nie jesteście prawnikami.
Co powinno zawierać się w takiej umowie?
Dane osobowe – kto z kim podpisuje umowę. To chyba dość jasne, że musi widnieć na umowie Wasze nazwisko. Zwróćcie uwagę jakie dane podane są po drugiej stronie, kto podpisuje się pod dokumentem i czy to ta sama osoba, która odpowiada za kontakt z Wami (jeżeli nie, warto by była również zamieszczona w umowie jako osoba kontaktowa i oficjalnie, pisemnie akceptująca etapy projektu).
Czas trwania – czyli od kiedy do kiedy obowiązuje umowa. Tu można podać również plan ramowy lub harmonogram jeśli zadanie tego wymaga – na przykład przy tworzeniu rozbudowanej strony internetowej, można podzielić prace na kilka etapów – makietowanie, projekty graficzne kilku ekranów, później kolejnych, przygotowanie plików do oddania programistom i tak dalej. Lub w przypadku logo – prezentacja koncepcji, wybór kierunku, czas na poprawki, przygotowanie plików do oddania.
Zakres prac – generalnie to najważniejszy punkt, czyli informacja o przedmiocie zlecenia. To może być na przykład projekt graficzny ulotki oraz plik gotowy do druku, projekt logo w wersji wektorowej. Im konkretniej zostanie zapisane to, co będziecie robić, tym lepiej. Jeśli do zaprojektowania będą widoki jakiejś aplikacji lub strony internetowej dobrze spisać je według nazwy/funkcji. Lista może być dość długa, dlatego wygodniej będzie stworzyć tak zwany załącznik do umowy, gdzie tę listę możecie umieścić. Zakres prac określa również, w którym momencie następuje zakończenie pracy (na przykład wysłanie plików .psd do web developera).
Komunikacja i akceptacja – lubię mieć w umowie w jasny sposób zapisane jak i z kim przebiega komunikacja przy projekcie. O co chodzi? Głównie o czas reakcji. Jeśli zakładam, że mam wyrobić się w określonym czasie ze zrobieniem jakiejś rzeczy, to muszę mieć pewność, że dzień przed oddaniem nie dostanę pierwszych poprawek do projektu. W ogóle w przypadku napiętych terminów i rozbudowanych projektów ważna jest płynna komunikacja po obu stronach. W skrajnych przypadkach można ustalić, że czas odpowiedzi to maksymalnie dwa lub trzy dni robocze.
Szczególnie istotne jest zaznaczenie, w jaki sposób akceptowane są Wasze projekty. Najwygodniej ustalić akceptację mailową – osoba odpowiedzialna za komunikację potwierdza w wiadomości, że otrzymane projekty akceptuje, a Wy możecie na przykład przygotować je do druku lub wystawić pliki otwarte programistom.
Unikam jak ognia podejmowania decyzji przez telefon. Owszem, przegaduję tematy w czasie rozmów telefonicznych, przez Skype, czy będąc osobiście w biurze klienta, jednak po każdej takiej rozmowie, podsyłam podsumowanie wniosków i decyzji (lub robi to osoba po stronie klienta) i po zaakceptowaniu tego w formie pisemnej zabieram się do pracy.
Unikniecie wtedy sytuacji, że coś zostało zadecydowane trochę przez przypadek (a na przykład w czasie robienia zakupów przez pana prezesa, a po głębszym namyśle doszedł do wniosku, że to jednak głupie). To również kluczowe w przypadku prac, w które zaangażowane jest więcej osób. Wiecie, jedna osoba mówi Wam jedno, druga coś innego. Zabezpieczacie sobie w tej sposób tyłek i nie przejmujecie się wewnętrznymi konfliktami w komunikacji innej firmy.
Płatność – jakiej wysokości kasę dostaniecie za wykonanie dzieła i kiedy zostanie Wam to wpłacone. Zwyczajowo wpisuje się 7 lub 14 dni roboczych od momentu zakończenia prac, ale są firmy, które wpisują sobie 30 dni lub więcej. Więc zwróćcie uwagę na ten punkt. Jeżeli go nie ma, koniecznie go umieśćcie. Tu także warto zaznaczyć, czy płatności dokonuje się po dostarczeniu przez grafika projektów, czy ostateczne pliki zostaną wysłane dopiero po wpłynięciu za nie zapłaty.
Zaliczka/zadatek – wspominałam o tym już w zeszłym tygodniu. Zaliczki są świetnym rozwiązaniem, kiedy czeka Was długie zlecenie, a co się z tym wiąże, zapłatę dostaniecie, na przykład, dopiero po dwóch lub trzech miesiącach. Dużo lepszym rozwiązaniem, z punktu widzenia projektanta, jest zadatek. Czym różni się zaliczka od zadatku? Jeśli klient zerwie umowę, zaliczka jest zwracana, natomiast zadatek zostaje u projektanta. Zadatek zabezpieczy Was w przypadku, jeśli będziecie mieć już przepracowane sporo godzin, a klient jednak się rozmyśli.
Dodatkowe materiały – o tym też wspominałam już ostatnio. Jeżeli Wasza praca zakłada wykorzystanie materiałów, które musi dostarczyć Wam klient, określcie w umowie kiedy i w jaki sposób Wam je dostarczy (warto też czasami dodać formaty). To mogą być teksty do strony albo ulotki, zdjęcia do katalogu lub logotypy do umieszczenia na billboardzie. Sęk w tym żebyście nie dostali ich na chwilę przed zakończeniem pracy lub w formacie, który nie pozwoli na dobrą jakość projektu (na przykład logotypy wklejone do Worda).
Przekazanie majątkowych praw autorskich – otrzymanie projektu bez przekazania majątkowych praw autorskich, z punktu widzenia klienta, mija się z celem. Dlatego w jego interesie jest, by zadbać, że otrzyma je na potrzebnych mu polach eksploatacji (zwyczajowo wpisuje się wszystkie). Takie prawa nie są też zazwyczaj ograniczone terytorialnie (tzn. w Polsce ma prawa, ale w Holandii już nie). Zwróćcie uwagę, że przekazuje się MAJĄTKOWE prawa autorskie, czyli klient może zarabiać pieniądze wykorzystując Wasze dzieło. Nie może jednak nabyć autorskich praw, które są niezbywalne. Tak, żadna umowa nie może Was pozbawić autorstwa.
Tu jednak pojawia się kwestia umieszczania projektu w portfolio oraz umów NDA. Czasami, jeśli wykonujecie zadania dla jakiejś agencji, zapisuje się, że niestety, nie możecie chwalić się swoją pracą publicznie. Wynika to z tego, że no wiecie, agencja nie chce za bardzo bębnić na prawo i lewo, że to nie jej pracownicy zrobili projekt, tylko jakiś zewnętrzny dostawca. I to oni podpiszą się pod Waszą pracą.
Dlatego zanim podpiszecie umowę ustalcie jak wyglądają prawa do korzystania ze sprzedanego przez Was dzieła i jeśli klient nie zgadza się na umieszczanie jej w portfolio, policzcie sobie trochę więcej (wiecie, tak w ramach pocieszenia).
Prawo do praw – mówiąc o prawach, warto wspomnieć o zapisie, który pojawi się praktycznie przy każdej umowie, którą dostaniecie od klienta. Chodzi o odpowiedzialność finansową za wszelkie zastrzeżenie ze strony osób, które stwierdzą, że swoją pracą naruszyliście ich autorskie prawa majątkowe. Jeśli wykorzystaliście pomysł na logo innego projektanta, nielegalnie wykorzystaliście zdjęcia lub skopiowaliście czyjeś teksty i wrzuciliście na stronę, ich autorzy mogą zgłosić się do firmy i oskarżyć ich o złamanie tych praw.
Firmy zabezpieczają się więc przed takimi sytuacjami (bo w sumie czemu mają odpowiadać za grafika-złodzieja) i wszelkie kwestie związane z zadośćuczynieniem i obroną spoczywają na Waszych barkach.
Kary finansowe – zdarza się również, że klienci umieszczają zapis o karach finansowych. Wynoszą często nawet wielokrotność zapłaty i dotyczą najczęściej złamania zasady o zachowaniu poufności informacji. Taki zapis może wzbudzać wiele wątpliwości, a czasem po prostu przerażać. Niemniej jednak zdarza się to często przy bardzo rozbudowanych projektach dla znanych marek.
Gwarancja na pracę – temat gwarancji pojawia się głównie w przypadku projektów, które wiążą się programowaniem. Na przykład: wdrażając serwis internetowy, bloga, czy sklep, klient chce mieć pewność, że w przypadku, jeśli pojawią się jakieś błędy, wynikające ze złego przygotowania dzieła, będzie mógł liczyć na nieodpłatne naprawienie tych błędów.
Rzadko pojawia się natomiast w przypadku zleceń typowo graficznych, więc prawdopodobnie nie będziecie musieli w ogóle zaprzątać sobie tym głowy. Jednak dobrze wiedzieć, że coś takiego funkcjonuje.
Co jeszcze?
Warto zaznaczyć od razu, że klient ponosi dodatkowe koszty za wykup licencji zdjęć czy krojów pisma. Licencje klient i tak zazwyczaj musi kupować osobiście, bo jako projektanci nie macie prawa by przepisywać ich z siebie na kogoś innego. Jeżeli projekt zakłada stworzenie pracy w konkretnym programie, którego nie macie, a wymagany jest zakup, dobrze odpowiednio wcześniej sobie to zaplanować i wliczyć po prostu w koszty zlecenia.
Umowę drukujecie w dwóch egzemplarzach, podpisujecie każdą stronę i dajecie do podpisu zleceniodawcy. Jeden egzemplarz zostawiacie sobie, drugi natomiast zabiera Wasz klient. I tyle!
I jak wspomniałam. Jeśli nie czujecie się na siłach i potrzebujecie wsparcia w zakresie porad prawnych, na rynku jest cała masa specjalistów, którzy podpowiedzą Wam co i jak działa. Nie bójcie się delegować takich zadań na osoby, które na tym się znają, a Wam temat spędza sen z powiek. Czasem trzeba zadbać nie tylko o swój portfel, ale również zdrowie psychiczne. A zwłaszcza wtedy, kiedy prowadzicie własny biznes.
