N11: Onboarding, czyli jak się odnaleźć w nowej pracy?

Czas na newsletter, w którym opisuję całkiem świeże doświadczenia z nowej pracy. Akurat zaczęłam robotę w październiku i miałam okazję zobaczyć jak może wyglądać onboarding w startupie. Ciekawi? To zapraszam! Jednocześnie przypominam, że to jeden z ostatnich newsletterów, który archiwizuję na blogu.

Newsletter, listopad 2022

Mądre słówka

onboarding – to słówko może pojawić się w dwóch różnych kontekstach. Pierwszy, to onboarding użytkowników w produktach, który projektujemy – może przyjmować różne formy, ale sprowadza się do zapoznania z aplikacją, konkretnymi funkcjami i ich przeznaczeniem.

Tego samego słowa używa się też do opisania procesu wdrażania nowych pracowników do zespołu – czyli tego, jak wyglądają pierwsze dni, tygodnie, czasem miesiące pracowników i z jakich kroków, zadań się składają. Do zadań typowo onboardingowych z reguły należą:

• ogarnięcie sprzętu (poinstalowanie sobie rzeczy, zalogowanie się do różnych serwisów)
• zapoznanie się z kluczowymi osobami (członkiniami i członkami zespołu)
• zrozumienie tego jak działają produkty i usługi, które firma oferuje (to mogą być np. gotowe szkolenia, prezentacje)
• próba skumania jak działają procesy w firmie (jak złożyć wniosek urlopowy, z kim się kontaktować w razie konkretnych problemów, co robić w przypadku X czy Y)

PS. Onboarding to też temat, o który warto pytać w trakcie rekrutacji. Ile czasu trwa i jak wygląda?

No i analogicznie, mamy też offboarding, który jest jeszcze rzadziej spotykany niż onboarding pewnie 😀 To wszystkie działania wspierające “odchodzenie” osoby z zespołu. Zbieranie feedbacku, przekazywanie materiałów, sprzętów, dostępów, wiedzy

buddy – coraz częściej można natknąć się w firmach na rolę “buddy”, czyli osoby, która jest nam przydzielona w trakcie onboardingu. Możemy kierować do tej osoby wszelkiej maści pytania – wiemy po prostu, że jest ktoś, kogo można dręczyć gdy pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości 😀

shadowing – ktoś was kiedyś może zaprosić czy też zaproponować “shadowing”. Co to oznacza? Jak nazwa wskazuje, trzymanie się w cieniu i obserwowanie jak ktoś działa (taka obserwacja zza plecków). Wtedy skupiamy się na tym by słuchać, obserwować, notować, zapamiętywać, niż brać aktywny udział np. w spotkaniu lub warsztacie.

A co gdy onboardingu nie ma?

Zdarza się, pewnie nawet częściej niż rzadziej, że firma, do której trafiamy nie ma specjalnie zaprojektowanego, zaplanowanego onboardingu. A nawet jeśli jest, ogranicza się głównie do prac administracyjnych, ogarnięcia sprzętu i zalogowania się do Slacka/Teamsów czy innego komunikatora firmowego.

Onboarding w firmie, w której się zatrudniłam miesiąc temu, trwał dwa tygodnie i w teorii składał się z kilkunastu zadań, ale w dużej mierze, dało się skończyć większość w nich w godzinę, czasem w dwie. Jak wykorzystałam te, w sumie dość luźne dni, by najlepiej poznać firmę i produkty?

? Próbowałam zrozumieć kto jest kim, poznałam kluczowe osoby, umówiłam się na spotkania 1:1 (uprzednio przygotowałam sobie formatkę z listą pytań, które były dla mnie najważniejsze, by łatwiej prowadziło się rozmowę, miałam też miejsce na notatki dzięki temu). Mój bezpośredni manager zaproponował z kim warto się spotkać, więc miałam gotową listę. Jeśli nie masz takiej listy, po prostu spytaj o nią osobę, dla której pracujesz. Dołączasz do małego zespołu i wszyscy są tak samo ważni? No cóż… umów się na krótkie spotkania ze wszystkimi. To serio może być 15-25 minut, w których bardziej chodzi o to, żebyście się zobaczyli i poznali. Super kluczowe przy pracy zdalnej.

? Poświęciłam czas na poznanie produktów. Miałam kilka gotowych szkoleń, niestety niezbyt aktualnych i nie o produktach, na których zależało mi najbardziej. Nie miałam w tym momencie jeszcze fizycznych urządzeń, na które miałam projektować (wiedziałam, że może trochę potrwać zanim dotrą do biura w Amsterdamie). Ale udało się zainstalować aplikację w Android Studio. Pozwoliło mi to poznać główne ścieżki w produkcie, zobaczyć wygląd ekranów i zrozumieć, z czym będę zaraz pracować.

? No ale losowe klikanie po produkcie średnio ma sens. Jeżeli stoisz przed wyzwaniem poznania nowego produktu, to świetnie do tego sprawdza się… zrobienie audytu. O tym był poprzedni newsletter, więc pogrzeb w pocztowej skrzynce lub skocz do wersji na blogu. Ja stworzyłam prostą bazę w Airtable i metodą wędrówki poznawczej odkrywałam kolejne scenariusze w produkcie, notując przy okazji moje obserwacje i robiąc screeny. Wyszła z tego solidna baza obserwacji, które służą mi teraz w projekcie i planowaniu testów z użytkownikami. Efekty mojej pracy zaprezentowałam też w zespole produktowym.

? Architektura informacji. Jako, że trafił mi się produkt, w którym ciągle odkrywałam jakieś nowe rzeczy, stwierdziłam, że fajnie byłoby zobaczyć jakiś model, który pokazałby mi zakres informacji lub funkcji w produkcie. Nie istniał, więc stworzyłam go sobie sama. To znów było świetne ćwiczenie, żeby bardzo dokładnie sprawdzić co i gdzie znajdziemy w produkcie. W zależności od wielkości produktu, zrobienie go, zajmie pewnie kilka/kilkanaście godzin.

? Dobra organizacja zakładek w przeglądarce. W trakcie onboardingu zostałam zalana masą linków. Do narzędzi, informacji, prezentacji, tablic w Miro i innych. Od samego początku starałam się to w miarę poukładać, by, jak trzeba będzie, nie szukać godzinami zaginionego linku. Podział jest na razie dość prosty i ogranicza się do folderów w stylu – HR, design team (wszystko dotyczące zespołu), narzędzia, listy “do przeczytania” i produktu nad którym pracuję.

? Notatki, dużo notatek. Notowałam wszystko to, co zwróciło moją uwagę. Co wydawało mi się, że można szybko usprawnić (o tym mówiłam raczej na bieżąco), ale też co mi się nie podobało, co mi się podobało, czego się nauczyłam etc. Pomogło mi to potem w spotkaniach z manageram i miesięcznym podsumowaniu mojej pracy.

Te kilka punktów skutecznie pomogło mi wypełnić sobie kalendarz i bez większej spiny – wciąż miałam czas żeby czytać, robić kursy i po prostu napić się kawy 😀

Co jeszcze można zrobić?

Badania, dane, raporty – jeśli firma, w której pracujesz ma zespoły badawcze, marketingowe, pewnie dysponują sporą bazą informacji na temat użytkowników lub konkurencji. Ja niestety do takich informacji nie miałam dostępu tym razem.

Analiza konkurencji – a nawet nie jakaś gruba analiza, a po prostu zrozumienie czym są konkurencyjne firmy i produktu, bezpośrednie i pośrednie.

Poświęcić czas na poznanie programów – zdarza się, że w naszym firmowym narzędziowniku spotkamy narzędzie, z którym nie pracowaliśmy wcześniej. U mnie to ProtoPie, którego ostatni raz odpaliłam kilka lat temu. Wiedząc, że będę budować w nim prototypy, przeznaczałam sobie czas na poczytanie i poklikanie w programie żeby nadrobić zaległości i płynniej pracować w narzędziu, kiedy już będę musiała zrobić coś konkretnego.

A jak nie ma czasu na onboarding?

Brak pomysłu na onboarding pracowników to jedno, ale co gdy nikt nie daje nam na niego czasu? Większość firm, dla których pracowałam właściwie wrzucało mnie od pierwszego dnia w klienckie projekty. Ba, mam na liście firmę, w której jeszcze nie zaczęłam pracować, a już byłam na warsztatach z klientem ? Co wtedy? No cóż. Można wytłumaczyć i pokazać nasz punkt widzenia – potrzebujemy chwili na to, żeby skumać dla jakiej firmy w ogóle pracujemy. I że dużo lepiej wykonamy naszą pracę, jak rozumiemy problem i otoczenie, dla którego projektujemy i badamy. Czy to pomoże? Pojęcia nie mam! Ale warto próbować ?

A jak się nie stresować nową pracą?

Nie wiem. Jestem ostatnią osobą, którą warto o to pytać, bo stresuję się właściwie wszystkim. Ale odkryłam, że stresuję się dużo mniej kiedy:

? jestem wyspana i najedzona

? jestem zorganizowana (lubię planować i wiedzieć gdzie co jest)

? jestem przygotowana (np. kiedy idę na spotkanie, wiem o co chcę zapytać, czego chcę się dowiedzieć)

Njusy i ploteczki

→ Friends of Figma Warsaw – udostępniałam kiedyś informacje na LinkedIn, że Figma zachęca i wspiera do organizowania wydarzeń zrzeszających osoby zainteresowane projektowaniem i badaniami. Udało się zorganizować pierwszą taką grupę w Polsce i pierwsze wydarzenie zaplanowane jest na 8 grudnia, w biurze Accenture (Sienna 39, Warszawa). Wciąż jest też opcja do organizowania swoich wydarzeń w innych miastach (do czego gorąco was zachęcam, to świetna okazja do poznania osób z branży i zbudowania marki osobistej – a o tym będzie kolejny newsletter). Więcej info na stronie wydarzenia.

Zebzowy update

→ W moim kalendarzu są teraz głównie dwa typy zapisków – “wybierz panele”, “kup progi” i “przygotuj prezentację o XYZ”. Więc jeszcze trochę chaotycznie. Ale już mieszkam w miejscu, które wynajęłam (jeszcze bez podłóg i większości mebli) i mam wszystkie swoje rzeczy w jednym miejscu. Co prawda nie mam zielonego pojęcia, gdzie jest mój mikrofon i podstawka do laptopa, ale daję sobie jeszcze chwilę.

→ Zbliża się Black Friday a to oznacza promki. Warto szukać przy okazji promocji na stronach księgarni, stocków, programów (do zarządzania zadaniami, montażu video, edycji grafik, tworzenia podcastów). Z promkami startują też często platformy kursowe i tak jest w przypadku polecanej przeze mnie już wielokrotnie (z której korzystam) Interaction Design Foundation. Z moim linkiem jest zniżka dająca 3 miesiące gratis (ważna jest cały rok, nie trzeba się spieszyć). Wystarczy kliknąć w ten link, który przekierowuje na stronę IxDF

→ 29.11 odbędzie się podsumowanie październikowego Idź Pan w UI! (mam nadzieję, że znajdę do tego czasu mój mikrofon). Wkrótce na moich profilach społecznościowych wrzucę link i zapowiedzi.

Polecajki

Do obejrzenia

? Dzisiaj o 17:00 będzie okazja posłuchać spotkania dwóch osób, które bardzo cenię – Tomek Skórski i dr Patrycja Rudnicka pogadają w Strefie Designu SWPS o personach, segmentacji behawioralnej i innych mądrych słówkach wokół badań. Wszystkie nagrania są zapisywane, więc w razie co można obejrzeć później.

Do czytania

? JOBS TO BE DONE: Theory to Practice – darmowy do pobrania ebook, pokazujący jak w praktyce wykorzystywać jobs-to-be-done. Po angielsku, ale nie ma się co zrażać – napisany bardzo przystępnym językiem.

Darmowa konferencja od Miro

? Distributed ‘22 to darmowa konferencja online, która zaczyna się dzisiaj i trwa dwa dni (15-16.11). Można się jeszcze zapisać tutaj: https://miro.com/distributed/

?  Podaj dalej!  ?

Znasz kogoś, kto chętnie czytałby moje newslettery? Kto zaczyna swoją przygodę z projektowaniem UX, badaniami, UX writingiem? Podaj dalej link do zapisu: https://zebza.net/newsletter/

Ikony użyte do ilustracji tego nagłówka pochodzą ze strony People stickers created by Stickers – Flaticon